Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och roller

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter kunden och dess användare lägger in i Strukturerat. Events4sports E4S consulting AB (org.nr 559381-4725), som driver Strukturerat.se, är personuppgiftsbiträde.

2. Behandlingens art och ändamål

Lagring, visning, utskrift och export av uppgifter i kundens konto, enbart för att tillhandahålla tjänsten.

Kategorier av registrerade: kundens anställda, inhyrd personal, kontaktpersoner och användare.

Kategorier av uppgifter: namn, kontaktuppgifter, roller och ansvarsområden, personnummer, anställningsform, lön, anställningsavtal, utbildningar och signeringar.

Kunden ska inte lägga in känsliga personuppgifter (t.ex. hälsouppgifter) om det inte är nödvändigt och sker i enlighet med lag.

3. Instruktioner

Biträdet behandlar personuppgifterna endast enligt kundens dokumenterade instruktioner, som utgörs av detta avtal och kundens användning av tjänsten. Biträdet informerar kunden om en instruktion bedöms strida mot dataskyddsreglerna.

4. Sekretess

Personer hos biträdet som har åtkomst till uppgifterna omfattas av tystnadsplikt och får endast behandla dem när det behövs för att leverera tjänsten eller ge support på kundens begäran.

5. Säkerhetsåtgärder

Biträdet vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32, bland annat krypterad överföring (HTTPS/TLS), drift hos molnleverantör med kryptering av lagrad data, åtkomst till kundens konto endast med kundens inloggningskod samt begränsad intern behörighet.

Kunden ansvarar för att hålla inloggningskoder hemliga och endast ge behöriga personer åtkomst.

6. Underbiträden

Kunden ger generellt förhandsgodkännande till att biträdet anlitar underbiträden för molndrift, databas och e-postutskick. Biträdet ingår skriftliga avtal med underbiträden som ger motsvarande skydd som detta avtal.

Aktuell lista över underbiträden lämnas på begäran. Kunden informeras i förväg om planerade byten och kan invända.

Överföring till land utanför EU/EES sker endast om det finns stöd i kapitel V GDPR, t.ex. EU:s standardavtalsklausuler eller beslut om adekvat skyddsnivå.

7. Bistånd till kunden

Biträdet hjälper kunden, i skälig omfattning, att besvara begäranden från registrerade och att uppfylla skyldigheter om säkerhet, konsekvensbedömning och förhandssamråd.

8. Personuppgiftsincidenter

Biträdet underrättar kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident, med den information kunden behöver för att kunna anmäla incidenten till IMY.

9. Tillgång och export

Kunden kan under avtalstiden när som helst se, skriva ut och ladda ner sina dokument som PDF. Övrig export lämnas på begäran till kontakt@strukturerat.se.

10. Radering vid avtalets slut

Efter uppsägning har kunden åtkomst i 30 dagar för att ladda ner sina uppgifter. Därefter raderas kundens personuppgifter, med undantag för uppgifter som biträdet måste bevara enligt lag.

Uppgifter i säkerhetskopior skrivs över i den ordinarie cykeln och används inte under tiden för något annat ändamål.

11. Granskning

Biträdet tillhandahåller den information som behövs för att visa att avtalet följs och möjliggör skälig granskning efter skriftlig begäran och i förväg överenskommen tid.

12. Giltighet

Avtalet gäller så länge biträdet behandlar personuppgifter för kundens räkning. Vid motstridighet gäller detta avtal före de allmänna villkoren i frågor om personuppgifter.